Principal lien entre les différents services, l’extérieur et les supérieurs hiérarchiques, l’assistant secrétaire fait partie des éléments fondamentaux d’une entreprise. Il exerce les fonctions nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise et devient incontournable dans le monde d’aujourd’hui. En France, différentes formations permettent d’accéder à ce métier prisé.
Sommaire
En quoi consiste le métier d’assistant secrétaire ?
Le travail d’un assistant secrétaire comprend principalement la gestion des appels téléphoniques, du courrier et des mails, mais également la prise de rendez-vous, la gestion des plannings, le traitement des réclamations courantes, etc. Au-delà des taches habituelles qui lui sont attribuées, depuis une dizaine d’année maintenant, le professionnel bénéficie de missions plus importantes.
Dorénavant, l’assistant secrétaire est l’interface vivant entre les supérieurs hiérarchiques et les différents services, et doit assurer le bon fonctionnement de l’entreprise, en coordonnant et planifiant les activités d’un service ou d’une équipe.
Il existe différents types d’assistants de secrétariat. Cette distinction repose principalement sur la polyvalence et la spécialisation de la profession, qui conduit à la désignation selon le domaine concerné de secrétaire, assistant, assistant de direction ou secrétaire de direction (juridique, médicale, commerciale, et comptable), etc.
Quelles sont ses missions ?
L’assistant secrétaire remplit différentes fonctions, selon l’autonomie que lui confèrent les secrétaires titulaires. Même si les tâches diffèrent en fonction des types d’entreprises, il permet d’alléger les missions des supérieurs. Généralement, il est en charge des activités suivantes.
- Prise de rendez-vous, organisation de voyages ;
- Réception des appels, en les filtrant ou transférant ;
- Classement et archivage des documents ;
- Réception, rédaction et assistance d’une équipe dans la communication des informations et l’organisation des activités ;
- Prise de notes lors des réunions, puis rédaction de comptes-rendus, etc.
Quelles sont les compétences requises ?
Comme évoqué précédemment, l’assistant secrétaire assiste les secrétaires dans leurs fonctions quotidiennes. Il faut donc une qualité indispensable : la polyvalence. Méthodique et organisé, il sait accomplir des tâches variées de nature différente.
En tant qu’assistant secrétaire, vous devez être concentré, organisé et fiable. Il faut faire preuve de rigueur et de discrétion, afin d’acquérir la confiance des équipes. Le professionnel doit obligatoirement être autonome.
L’assistant secrétaire est interlocuteur des collaborateurs. Par conséquent, il doit avoir de bonnes compétences relationnelles, en plus d’une présentation parfaite et d’une orthographe irréprochable. Il maîtrise à la perfection les outils informatiques, et notamment les logiciels de bureautique.
L’assistant doit faire preuve de réactivité, d’adaptabilité et de suffisamment de résistance pour supporter de longues journées de travail.
Quelle formation pour devenir assistant secrétaire ?
Le métier de secrétaire assistant est accessible avec un BEP ou le BAC. Néanmoins, avoir de l’expérience constitue un atout important.
Formation initiale
De nombreux cursus de formation mènent au poste d’assistant secrétaire, depuis le niveau bac jusqu’au niveau bac bac +3.
Niveau baccalauréat :
- Baccalauréat technonologique Sciences et Technologies du Management et de la Gestion (STMG)
- Baccalauréat professionnel – Secrétariat
- Baccalauréat professionnel – Assistance à la Gestion des Organisations et de leurs activités (AGOrA)
Niveau bac +2 :
- BTS – Assistance Technique d’Ingénieur (ATI)
- BTS – Comptabilité Gestion (CG)
- BTS – Gestion de la PME
- BTS – Support à l’action managériale
- BTS – Management Commercial Opérationnel (MCO)
- BTS – Commerce International (CI)
Niveau bac +3 :
- BUT – Gestion des Entreprises et des Administrations (GEA)
- BUT – Gestion Administrative et Commerciale (GACO)
Les masters en langues, droit, sciences économiques, AES, complétées par une formation ou un diplôme de niveau bac en secrétariat sont également appréciés.
Formation professionnelle pour être assistant secrétaire
Il est également possible de mener à bien le projet professionnel en suivant une formation secrétaire assistant au sein d’un centre de formation continue agréée.
Au sein de Formademia, vous pouvez bénéficier d’un enseignement comprenant 11 modules. Parmi ces derniers, il est possible d’étudier les cours ci-dessous en fonction de votre niveau :
- Les écrits professionnels
- La gestion du temps
- Communication et information
- Organisation des réunions et des déplacements professionnels
- Excel – Prise en main
- Excel – Saisir des données
- Excel – Mise en forme
- Excel – Premières applications
- Excel – Fonctions avancées
- Excel – Mise en page et impression
- Excel – Applications pratiques
- Excel – Les graphiques dans Excel
- Excel – Les tableaux croisés dynamiques
- Excel – Consolider des données
L’apprenant profite de minimum 2 heures de cours individuel avec un formateur qui le suit tout au long du parcours, ainsi que de 12 heures en e-learning. À noter que toutes les formations de Formademia sont à distance afin d’apprendre quand où vous le souhaitez.
Au terme de la formation, il est possible de simplement valider un bloc de compétence ou d’obtenir des certificats de compétences professionnelles, soit :
- Un titre professionnel de secrétaire assistant (Formademia) ;
- Un titre professionnel d’assistante administrative ;
- Un titre professionnel de secrétaire assistant médico-social, etc.
Financement de la formation d’assistant secrétaire
En France, il existe de nombreux dispositifs de subventions pour financer la formation professionnelle. Ces aides à la formation varient selon que vous êtes salarié, demandeur d’emploi, indépendant, etc. Les entreprises qui souhaitent former leurs salariés dans leur domaine d’activité peuvent également bénéficier d’un financement.
Le Compte Personnel de Formation (CPF)
Le dispositif accorde à tout individu le droit à la formation tout au long de la carrière. En effet, ce n’est pas seulement ouvert aux employés. Les demandeurs d’emploi et les entrepreneurs peuvent également y prétendre dès lors que les droits sont acquis au moment où ils étaient salariés. Le CPF donne ainsi la possibilité à chacun de cumuler des droits à la formation jusqu’à 500 euros ou 800 euros selon le niveau initial, chaque année.
Devenir assistant secrétaire par les OPCO
Les Opérateurs de Compétences (OPCO) sont des groupements de branches professionnelles classés selon différents critères. Les 11 structures peuvent financer les besoins de formation des salariés qui souhaitent acquérir de nouvelles compétences dans le but d’évoluer au sein de son entreprise ou encore d’une reconversion. À ce titre, les OPCO peuvent mobiliser le CPF dans le cadre de projets de transition professionnelle (CPF de transition).
